+7 (499) 653-60-72 Доб. 574Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Взаимодействие расчетной части и бухгалтерии

Кадровое делопроизводство", , N 5. Между кадровой службой и бухгалтерией любой организации существует теснейшая взаимосвязь, поскольку денежные расчеты с персоналом осуществляются преимущественно на основе информации о кадрах. На протяжении десятилетий сформировались организационные и документационные регламенты такого взаимодействия. Однако современные информационные технологии требуют их пересмотра в целях сокращения непроизводительных затрат.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Бухгалтерский учет - Тренажер - Тест - Бухгалтерия для начинающих - Бухучет простыми словами

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Информационное взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии

Кадровое делопроизводство", , N 5. Между кадровой службой и бухгалтерией любой организации существует теснейшая взаимосвязь, поскольку денежные расчеты с персоналом осуществляются преимущественно на основе информации о кадрах.

На протяжении десятилетий сформировались организационные и документационные регламенты такого взаимодействия. Однако современные информационные технологии требуют их пересмотра в целях сокращения непроизводительных затрат. Статья рассказывает о современных решениях и инновационных подходах. В учете операций финансово-хозяйственной деятельности экономических субъектов существенной составляющей является отражение "кадровой" информации.

К "кадровым" документам, которые оказывают влияние на расчетные и отчетные данные бухгалтерского учета, можно отнести, в частности:.

При выполнении своих непосредственных ежедневных обязанностей, связанных с персонифицированными расчетами по персоналу, специалисты структурного подразделения "Бухгалтерия" используют информацию, которую они получили или получают в случае ее изменения от другого структурного подразделения, относящегося к типу "Кадровая служба".

Такой информационный поток в настоящее время имеет различную форму организации. Например, в условиях мелкого учреждения в лице одного работника выполняются одновременно роли и расчетчика заработной платы, и сотрудника отдела кадров. Для средних и крупных учреждений данные функции однозначно разделены, и поэтому в них существует информационный поток внутри информационной системы, в котором могут участвовать множество операторов: поставщиков и потребителей информации соответственно по этапам ее ввода и обработки.

Схематичное представление информационных взаимосвязей между кадровой службой и бухгалтерией, включая бухгалтерскую, бюджетную и статистическую отчетность, изображено на рис. Информация персонифицированного характера в бухгалтерском учете учреждений в первую очередь отражается в расчетах заработной платы, так как именно эти данные являются основополагающими для генерации лицевого счета сотрудника в карточке-справке ф.

Кроме информации о фамилии, имени и отчестве важной информацией для расчетов и выплаты заработной платы являются:. Для передачи информации во "внешнюю среду" - в налоговую инспекцию и Пенсионный фонд РФ, отчетов о суммах выплаченной заработной платы сотрудникам учреждений и уплаченных с этих сумм налогов взносов - используются отдельные показатели - идентификаторы плательщика налогов и взносов ИНН, номер свидетельства в ПФР , которые являются частью анкетных данных сотрудников.

Также информация об адресе проживания сотрудника является значимой для передачи информации о доходах сотрудника и может использоваться для подготовки различных справок для "внешней" среды. К документам, отражающим информацию об изменении условий оплаты труда сотрудника или ее формы, можно отнести:. Наряду с приказами существуют и другие сопутствующие документы, которые являются основанием для изменения расчетов в оплате труда или при расчетах с сотрудниками по подотчетным суммам.

К таким документам относятся трудовые договоры, заявления сотрудников, а также к ним можно отнести исполнительные листы и другие документы. Основанием для начисления заработной платы служит табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы ф. Данный документ может составляться как сотрудниками из группы "Отдел кадров" или группы "Бухгалтерия" рис. Табель содержит в себе информацию из анкетных данных Ф.

О , предыдущих приказов руководителя должность, норма рабочего времени и о текущем состоянии рабочего времени, а также полное содержание отклонений от нормы рабочего времени. К таким отклонениям относятся: пропущенные по болезни дни, дни командировок, отпуска, прогулы и т. Следовательно, документы, отражающие информацию об изменении условий оплаты труда сотрудников учреждений или ее формы, являются особо значимыми при осуществлении начислений и выплаты заработной платы, проведении расчетов по платежам в бюджет и страховым взносам в государственные внебюджетные фонды.

Информация такого характера имеет прямое отражение в показателях расчетов для оплаты по окладу за отработанное время, для оплаты отпускных и больничных, оплаты по среднему заработку, для изменения надбавок, окладов и сумм премий. Кроме этого, существует ряд первичных документов, содержащих информацию о кадрах, не впрямую воздействующих на расчеты по оплате труда.

Например, приказ о направлении сотрудника в командировку изменит не только содержание табеля и заменит определенное приказом количество рабочих дней сотрудника на командировочные, но и определит количество дней для расчета суточных.

Появление в табеле информации о командировочных днях станет основанием для оплаты дней командировок не по окладу, а по среднему заработку за период нахождения сотрудника в командировке. Расчет суточных войдет в раздел учета расчетов с подотчетными лицами и будет "закрыт" только после представления сотрудником учреждения авансового отчета с "оправдательными" документами по командировке командировочного удостоверения со всеми необходимыми отметками и подписями, а также проездных документов.

Данные сводных расчетно-платежных ведомостей с приложенными к ним первичными документами табель учета рабочего времени, приказы руководителя и др. Таким же способом отражаются расчеты по платежам в бюджет и страховые взносы в государственные внебюджетные фонды в регистре бюджетного учета "Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками", а авансовые отчеты командированных по приказам сотрудников - в регистре бюджетного учета "Журнал операций расчетов с подотчетными лицами".

Обороты журналов операций являются базовыми данными для главной книги - официального документа учреждения, в котором содержится вся информация операционного характера о финансовом положении экономического субъекта. Данные главной книги по оплате труда, прочим выплатам сотрудникам, начислениям на оплату труда отражаются в расходах по методу начисления.

Соответственно, такие операции приводят к уменьшению чистой стоимости активов сектора государственного управления и классифицируются как отчисления и платежи учреждений по своим обязательствам. Такая информация представляется казенными учреждениями - по Приказу Минфина России от Информационный поток "кадровых" данных, поставляемых "внешней средой", обрабатывается специалистами, ответственными за ведение кадровой документации и бухгалтерского учета в учреждении.

Взаимодействие этих структур в настоящее время организуется различными способами. В мелких учреждениях с численностью до 15 - 20 человек отдельных специалистов кадровой службы содержать нецелесообразно, поэтому роль кадровиков выполняют чаще всего сами бухгалтеры, в редких случаях часть функций документирования закреплена за руководителем или другим специалистом по совместительству. Такие учреждения преимущественно относятся к органам местного самоуправления на поселенческом уровне.

Более крупные учреждения района и городов имеют в своих штатах либо выделенных специалистов, либо в случае большой штатной численности учреждения - отделы кадров кадровые службы. Существенной оптимизации деятельности отделов кадров учреждений можно добиться при использовании централизованной модели ведения учета учреждений.

При такой организации бухгалтерского учета в форме централизованной бухгалтерии эффективным также будет являться и создание при централизованной бухгалтерии одного отдела кадров, который и будет обеспечивать кадровый учет сотрудников учреждений. Информационное взаимодействие с руководителями и сотрудниками учреждений может быть налажено как с использованием средств современных информационных технологий ИТ , так и, в случае отсутствия возможности или целесообразности, без средств ИТ. Существенное повышение производительности труда специалистов бухгалтерской службы достигается в случае использования единой информационной платформы при ведении электронного документооборота учреждения.

Принцип "одного ввода" обеспечивает бухгалтерский учет достоверной и оперативной информацией для проведения расчетов и формирования бухгалтерской и бюджетной отчетности.

Например, введенный в информационную систему приказ об отпуске с помощью удаленного рабочего места в рамках единой информационной системы ИС в тот же самый момент изменит табель учета рабочего времени и обеспечит расчетчика заработной платы всей необходимой информацией для проверки расчета, произведенного ИС на основании введенного приказа.

Вопросы информационного взаимодействия между кадровой службой и бухгалтерией, когда функции, выполняемые этими подразделениями, четко разграничены, представляют особый интерес в условиях использования современных ИТ.

Несмотря на то что принципы безбумажной технологии в нашей стране были предложены и технологически описаны академиком В. Глушковым еще в начале х гг. Поэтому процессы обработки различной информации, особенно кадровой, в большинстве случаев являются неоптимизированными. Они по-прежнему соответствуют жестким регламентам, сформированным еще в период господства "ручных" технологий и до сих пор сохранившимся в неизменном виде.

Поскольку любой процесс может быть изменен, процесс перемещения информации между кадровой службой и бухгалтерией также может быть подвергнут анализу и последующему либо эволюционному изменению, либо даже реинжинирингу с целью минимизации двух главных критериев - времени и затрат. Проиллюстрируем данную рекомендацию на примере документа "Табель учета использования рабочего времени", который является типичным представителем документа, участвующего в процессе информационного обмена между кадровой службой и бухгалтерией.

Этот документ включен в ОКУД код , его вид имеет утвержденную форму Т, и он относится к унифицированной системе первичной учетной документации. Однако здесь следует учесть один факт. Первая редакция данного классификатора в его современной трактовке была предложена в г. Проанализируем форму данного документа его фрагмент приведен на рис. При этом можно обнаружить следующие особенности.

Документ содержит явно избыточную информацию. Для каждого работника необходимо вписать фактически отработанное им ежедневное количество часов. Однако когда человек оформляет первичные документы при приеме на работу, то в них обязательно указывается или предполагается "по умолчанию", если отсутствуют соответствующие ограничения , что его повседневная трудовая деятельность осуществляется в пределах 8-часового рабочего дня.

Поэтому присутствие в табеле пресловутой "восьмерки" не исполняет главную классическую функцию информации - "снятие неопределенности", то есть не сообщается ничего нового. Таким образом, для человека, отработавшего установленные законом 8 часов в день, наличие "восьмерок" в табеле является явно излишней информацией.

Она без всякого ущерба для дальнейшей обработки в рамках информационной системы организации ИС может быть исключена из рассматриваемого документа. Напротив, отметки об особых условиях работы например, командировочные дни, отпуск, временная нетрудоспособность и т. Графы 5 - 8 предусматривают выполнение "ручных" операций, что в условиях компьютерной обработки должно быть вообще недопустимо.

Ежемесячно по всей стране сотни тысяч работников а возможно, и больше затрачивают свое рабочее время на непроизводительную работу, заполняя документ, большая часть информации которого явно избыточна. Структура формы Т в настоящее время морально устарела и должна быть пересмотрена с учетом возможностей автоматизированной обработки, то есть включать в себя только ту информацию, которая действительно оказывает влияние на расчеты, связанные с оплатой труда персонала, осуществляемые в бухгалтерии.

Табель вообще может не иметь традиционной бумажной формы, а заполняться исключительно в экранном режиме в рамках действующей в организации ИС. Подписи на документе могут быть заменены электронной цифровой подписью Федеральный закон от Итак, расширение возможностей использования безбумажных технологий в рамках процессов информационного взаимодействия кадровой службы и бухгалтерии требует пересмотра структурных особенностей, в частности такого документа, как табель.

Конечно, задачу данного типа невозможно решить "в одночасье", поскольку, во-первых, стереотипы в области работы с документами формировались и существуют десятилетиями.

Во-вторых, изменение стандартов требует большой методической и организационной подготовки. В-третьих, внедрение инновационных подходов к проектированию структур документов повлечет за собой необходимость изменений маршрутизации документов в электронной среде и разработки новых алгоритмов, позволяющих реализовать дополнительные управленческие функции например, составление и отслеживание графиков представления документов для дальнейшей обработки.

Однако подобного рода задачи рано или поздно придется решать, и для этого целесообразно привлекать специалистов в области ИТ. Помимо рассмотренного документа принципы безбумажных технологий можно распространить и на некоторые другие типовые кадровые документы, например приказы. Но эта задача слишком многогранна и поэтому должна рассматриваться в рамках отдельной статьи.

Гутгарц Р. Ломоносова, экономический фак. Колесова, Л. МГУ им. Ломоносова, Кадровое делопроизводство. Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь.

Опубликовано пользователем Valeratal. Новые темы форума. Отзыв из отпуска по внутреннему совместительству Предлагаю тыс. Нужно ли его переоформлять в штате? Соглашение об обучении: перевод работника на другую должность не сразу, а через 2,5 месяца после завершения обучения??

Зайти на форум Задать вопрос. Добавить на сайт. Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи. Зарегистрироваться Войти. Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным. Новости HR-Portal. Рассылка HR-Portal Недельный дайджест.

Зачем бухгалтеру управленческий учет? Карьерный и личностный рост бухгалтера

Немного о слабых сторонах управленческого учета. Альтернативный взгляд на то, что все вокруг называют плюсами управленческого учета. Хорошие стороны бухгалтерского учета.

Стоит ли бухгалтеру отгораживаться от ведения управленческого учета? Какие неожиданные плюсы может дать знание и ведение управленческого учета бухгалтеру?

Акция месяца 8 88 Вебинар на тему "Бухгалтерия VS отдел кадров. Разделяем ответственность в соответствии с законодательством". Часть 3.

Вы точно человек?

Для кадровой службы такой четкой регламентации нет. Поэтому организация может разработать инструкцию по кадровому делопроизводству или регламент взаимодействия отделов с приложением сводного графика документооборота. Регламент должен содержать: — подробное описание каждой кадровой процедуры; — определенные задачи для лиц, ответственных за составление, подписание и передачу документов в бухгалтерию; — установленную ответственность за нарушение порядка работы с документом на том или ином этапе. В этом локальном акте нужно отразить полную схему взаимодействия отдела кадров и бухгалтерии. В свою очередь в графике документооборота стоит указать должности работников структурных подразделений, на которых возложены функции по составлению, согласованию, подписанию, утверждению, передаче копий и оригиналов документов в бухгалтерию с указанием сроков всех кадровых процедур. Снабдите график документооборота информацией о том, за какие конкретные документы исполнитель отвечает. Как наладить ритмичную бесперебойную работу? Излишняя, как иногда кажется, требовательность бухгалтерии понятна: работник должен получить положенную ему выплату зарплату, отпускные, пособия и т.

Бухгалтерия

Мы готовы предложить вам по-настоящему эффективную бухгалтерию, в которой соотношение полезных результатов к затраченным ресурсам будет оптимальным. Система учета обеспечивает одновременное достижение всех бизнес-целей бухгалтерских, налоговых и управленческих :. В силу недостаточности знаний и пользовательского опыта программные возможности системы 1С используются на примитивном уровне:. Все документы, регламентирующие работу бухгалтерской службы если они вообще есть либо носят формальный характер, либо потеряли свою актуальность.

.

.

Почему бухгалтерский и управленческий учет стоит вести в одной базе?

.

.

Вебинар: Взаимодействие отдела кадров и бухгалтерии. Часть 3

.

Калинская, Марина Валерьевна. Взаимодействие систем бухгалтерского и Введение диссертации (часть автореферата) на тему «Взаимодействие использовании специальных учетных и расчетных приемов и процедур.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. olifoxprox

    Хорошее чувство юмора. Лайк.